これであなたも説明上手!ストレスフリーな文章構成術と活用のポイント ~ システム開発などでのコミュニケーションスキル

PIVOT Column 編集部 Member

2021.12.12 (更新日 2023.1.17)

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鍋が美味しい季節ですね。地元北海道の海鮮メニューに思いを馳せる日々が続いております。たちは天ぷら、あん肝はポン酢でいただく派のPIVOTコラム編集部です。

 

さて、皆さんはお仕事をされている中で、上司や同僚からこんな事を言われたことはありませんか?

これであなたも説明上手!ストレスフリーな文章構成術と活用のポイント ~ システム開発などでのコミュニケーションスキル

もし心当たりがあるなら、「PREP法」を一緒に練習してみましょう!
このコツさえ覚えれば、”情報伝達スキルの高い人”と、周りからも一目置かれるようになるはずです。(がんばるぞ..)
逆に説明が下手なままでは、”無駄に話が長くてイライラする人”なんて思われてしまうかも。

 

有名なフレームワークなのでご存知の方もいるかもしれませんが、
「意識をしていないとつい整理しないまま話をしてしまう…」
という筆者のような方も多いのではと思ったので、自戒を込めて記事にまとめておこうと思います。

PREP法とは

これであなたも説明上手!ストレスフリーな文章構成術と活用のポイント ~ システム開発などでのコミュニケーションスキル

というそれぞれの頭文字をとった、文章構成のフレームワークです。
これを使って実際に文章を組み立ててみると、

これであなたも説明上手!ストレスフリーな文章構成術と活用のポイント ~ システム開発などでのコミュニケーションスキル

のように、受け手にストレスを与えることなく効率的に要点を説明することができます。

 

あとはこれに当てはめるだけ!とても簡単です!と、言ってしまいたいところなのですが、実際に当てはめるだけで使ってしまうと説得力に欠けたり、少し押しの強すぎる言い回しになってしまう事も。

 

とはいえ、このフレームワーク、たった2つのポイントとの合わせ技で、内容の妥当性をグッと高めることができます。
次項からはそのポイントについて記載していきます。

言いたい事を言うのではなく事実を言う

これであなたも説明上手!ストレスフリーな文章構成術と活用のポイント ~ システム開発などでのコミュニケーションスキル

人に何かを説明する時に最も気をつけなければいけないのは、
その内容が実際に起こった「事実」と、自分の考える「意見」がゴチャゴチャになってしまっていないかという点です。
どこまでが事実であり、どこからが意見なのかが整理されていないと、受け手が判断を行う際に混乱してしまう可能性が高いので、必ず明確に分けておきましょう。

情報の出どころを明確に伝える

これであなたも説明上手!ストレスフリーな文章構成術と活用のポイント ~ システム開発などでのコミュニケーションスキル

事実とする情報が必ず一次情報(直接自身で入手した情報)なのか、二次情報(書籍や他者からの伝聞情報)なのかを整理しておきましょう。このどちらかでは、情報としての価値(信頼性)がまるで違ってくる為、誤解を招かないためにもハッキリと相手に伝えたほうが良いです。

 

意識をしていないと、二次情報をうっかり一次情報かのように伝えてしまうことはあるかもしれませんが、悪意をもって情報を改ざんしたと思われてしまっては元も子もありません。
仕事を行う上での信用に大きく関わるポイントにもなりますので、情報の精度が求められる内容の場合は特に気をつけましょう。

 

また、プラスで定量的なデータを添えておくと、説明を受けた側が様々な判断をしやすくなるので、必要に応じて数値を表やグラフなどに整理しておくと完璧です!

まとめ

頭の中で思いついた順番に話をしてしまうと、なかなか相手には伝わらないですよね。

 

ことビジネスにおいては、上司への報告やプレゼンテーション、クライアントとの商談にメールやチャットなどの文章作成に至るまで、”考えてから”話さなければ機会が多くありますが、今回はそんな時に効果を発揮するフレームワーク、PREP法とその活用ポイントについて紹介させていただきました。

 

最後までお読み頂きありがとうございました。

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