AIを入れただけでは、業務は変わらない 生成AI時代に求められる“働き方まで設計するUX/UI”

生成AIによって、仕事の進め方は大きく変わり始めています。議事録の作成、資料の要約、企画案の整理、問い合わせ対応、コード生成…これまで時間がかかっていた作業が、驚くほど短時間で形になるようになりました。

企業のDX推進や業務システム改善においても、生成AIの活用は避けて通れないテーマになっています。

私たちPIVOTが業務システムや管理画面の改善に関わる中でも、「AIをどう業務に取り入れるか」「既存のシステムをどう使いやすくするか」といったご相談は、ますます多く寄せられています。

ただ、実際に現場の業務やシステムの使われ方を見ていくと、課題はAI機能そのものだけではありません。

たとえば

✓情報が複数のシステムに分かれていて探しにくい。
✓確認や承認の流れが複雑で、次に何をすればよいのかわかりづらい。
✓部署や職種によって必要な情報が違うのに、同じ画面で同じように扱わなければならない。
現場では、こうした小さな迷いや手戻りが、日々の業務の負担になっていることがあります。

生成AIは、こうした業務の“ひとつ、ひとつ”をスピーディーにしてくれます。資料のたたき台をつくる、情報を要約する、問い合わせへの回答案を出す。そうした作業のスピードは、確実に上がっていくでしょう。

しかし、AIで“ひとつ、ひとつ”の作業が速くなっても、その前後の業務フローが変わらなければ、業務全体がスムーズになるとは限りません。

AIで資料作成が早くなっても、確認や承認に時間がかかれば、全体のスピードは大きく変わりません。問い合わせ対応にAIを取り入れても、参照するナレッジが整理されていなければ、正確な回答にはつながりません。システムにAI機能を追加しても、現場の流れに合っていなければ、やがて使われなくなってしまうこともあるでしょう。

私たちが業務システム改善の現場で感じるのは、業務を変えるために必要なのは、新しい機能を足すことだけではないということです。

誰が、どのタイミングで、何を確認し、どの情報をもとに判断し、次の行動につなげるのか。その一連の流れが整理されていて初めて、システムは業務の力になります。

AIで速くなるのは「作業」。本当に見直すべきなのは、その作業を含む「業務体験」そのものです。

生成AIは、とても便利な技術です。しかし、便利な機能があることと、現場で使われ続けることは同じではありません。

これは、AIに限らず、私たちが業務システムや管理画面の改善に関わる中で何度も感じてきたことです。

たとえば、

・機能としては十分に揃っているのに、必要な情報にたどり着きにくい。
・操作そのものはできるけれど、次に何をすればよいのか迷ってしまう。
・部署や職種によって使い方が違うのに、すべてのユーザーが同じ画面、同じ導線で作業しなければならない。

こうした状態では、どれだけ多機能なシステムでも、現場にとっては「使いづらいもの」になってしまいます。

PIVOTが支援した高速道路関連企業様の業務管理システム改善でも、課題は単に画面を見やすくすることではありませんでした。

そのシステムは、膨大な情報から自分に必要なものを見つけ、確実な業務連携を実施するためのものでした。利用する人の職種も、経験値も、利用する場面もさまざまです。

そこでPIVOTでは、約2,000人を対象としたユーザー調査や、職種別の対面インタビューを実施しました。実際の利用現場でどのような迷いが生まれているのか。どの情報が必要とされているのか。どこで手間や認識のずれが起きているのか。そうした声をもとに、情報設計やUIデザインの改善につなげていきました。

このプロジェクトで重視したのは、単に「操作しやすい画面」をつくることではありません。多様なユーザーが、それぞれの業務の中で迷わず使え、確実に連携できる状態をつくることでした。

生成AIを業務に取り入れるときにも、同じ視点が大切です。

AIが回答案を出せる。
AIが情報を要約できる。
AIが資料のたたき台をつくれる。

…それ自体は大きな価値です。

しかし、その出力を誰が確認する？

どこまで信頼できる？

確認した内容をどのシステムに反映する？

承認や共有の流れにどう組み込む？

そこまで設計されていなければ、AIの提案は業務の流れになじまず、現場の中で十分に活かされません。

“使えるAI”と、“業務の中で活かされるAI”は違います。

AIの価値を現場で引き出すためには、技術の性能だけでなく、業務の流れや判断のプロセスに沿った体験設計が欠かせません。

誰が、どの場面でAIの提案を受け取り、何を確認し、どの情報をもとに次の行動へ移るのか。その流れが自然につながっていてはじめて、AIは日々の業務の中で力を発揮します。

人が迷わず使え、必要な情報にたどり着き、安心して判断し、次の行動につなげられる状態をつくること。それが、生成AI時代のUX/UIデザインに求められている役割です。

UX/UIデザインというと、画面を見やすく整えることや、操作しやすくすることをイメージされるかもしれません。もちろん、画面のわかりやすさや操作性はとても重要です。

しかし、業務システムにおけるUX/UIは、画面の中だけで完結するものではありません。

ユーザーがどのような状況でシステムを使うのか。
何に迷い、どこで判断し、どの情報があれば次の行動に移れるのか。
部署や役割を越えて、情報がどのように受け渡されていくのか。

こうした業務全体の流れを見ながら、ユーザーが迷わず目的を達成できる状態をつくること。それも、UX/UIデザインの大切な役割です。

PIVOTが支援した株式会社パソナ様の基幹システム刷新「Da Vinciプロジェクト」でも、求められていたのは単なる画面デザインの刷新ではありませんでした。

成長を続ける事業に対応するため、業務プロセスや操作フローを整理し、部署横断で使われる基幹システムを、より迷わず使えるものへとアップデートする必要がありました。PIVOTでは、業務分析、UXデザイン、プロトタイプ、UIデザイン、UIポリシー策定、モジュール設計などを担当。

主要画面のUI方針を整理し、100画面にわたる詳細UIデザインや、複数画面に共通して使えるモジュール設計を行いました。大規模な業務システムでは、ひとつひとつの画面を使いやすくするだけでは不十分です。

画面ごとにルールがばらばらだったり、情報の見せ方が統一されていなかったりすると、ユーザーはそのたびに迷ってしまいます。さらに、設計や開発に関わるメンバーが増えるほど、判断基準が属人化し、品質にもばらつきが生まれやすくなります。

だからこそ、画面構成や情報の出し方、操作の流れを整理し、チーム全体で共有できるルールとして設計していくことが重要になります。

これは、生成AIを活用する業務システムでも同じです。

AIの提案をどの画面で見せるのか。
判断に必要な情報をどのように並べるのか。
人が確認すべきポイントをどう伝えるのか。
承認、共有、記録、次のアクションへどうつなげるのか。

こうした設計があってはじめて、AIは業務の中で自然に使われ、なじむ存在になります。

生成AI時代のUX/UIデザインは、画面を整えるだけのものではありません。

人とAI、システム、業務フローをつなぎ、働き方そのものを設計するものへと広がっています。

生成AIは、業務の可能性を大きく広げてくれる技術です。

資料作成、情報整理、問い合わせ対応、分析、開発。
これまで時間がかかっていた作業を、より速く、より効率的に進められるようになります。

しかし、AIを入れただけで業務全体が変わるわけではありません。

AIの提案を誰が受け取り、何を確認し、どの情報をもとに判断し、どのように次の行動へつなげるのか。その流れが設計されていなければ、AIは現場の業務になじまず、十分に活かされないままになってしまいます。

だからこそ、生成AI時代のDXでは、機能を追加すること以上に、業務体験そのものを見直すことが重要です。

私たちPIVOTは、業務システムや管理画面、WEBサービスなどの改善を通じて、ユーザーが目的を達成するまでの体験全体を設計してきました。

現場へのヒアリング、業務フローの可視化、情報設計、UX/UIデザイン、プロトタイピング、開発、そしてリリース後の運用改善。

画面だけを見るのではなく、その画面が使われる現場や業務の流れまで捉えながら、無理なく使われ、成果につながるシステムづくりを支援しています。

生成AIを業務に取り入れるときにも、大切なのは「どんなAI機能を入れるか」だけではありません。

そのAIを、誰が、どの場面で、どのように使えば、業務が前に進むのか。
人が迷わず使え、安心して判断でき、次の行動につなげられる体験になっているのか。

そこまで設計してこそ、AIは現場の力になります。

AIを入れただけでは、業務は変わりません。変えていくべきなのは、AIを含めた業務体験そのものです。

PIVOTでは、生成AI時代の業務システム改善やDX推進において、現場に本当に使われるUX/UI設計から、開発・運用改善まで一貫してご支援しています。

「既存システムをもっと使いやすくしたい」
「AIを業務に取り入れたいが、どう設計すればよいかわからない」
「現場に定着するDXを進めたい」

そんな課題があれば、ぜひPIVOTにご相談ください。