リモート会議のUX、考えてみたことありますか？～WEBサイト制作プロジェクトでのコミュニケーション

こんにちは。PIVOTコラム編集部です。関東から福岡に移住して、早いもので9年目に突入しました。まだまだ移住者感覚でしたが、もうそんなに経っていたのか…

私がリモートで復職した8年前は、今思えば他の社員は全員ほとんど東京オフィスに出社しており、特例として1人ポツンとリモートワークをしている状態でした。

その後は、働き方改革の一環として、PIVOTでも世間でもリモートワークは普及していきましたが、コロナ禍により、世の中全体が「可能な限りリモートワークを！」というモードに急激にチェンジを強いられましたね。働き方の変化は、少しずつゆっくり浸透していくしかないんだろうなと思っていた矢先の、予測不能な事態でした。

リモートワークを取り入れることができた場合は、「やってみると、メリットも多くて意外といいな！」となるパターンも多いようです。しかし、リモートワークを長期間、かつ半強制的に続ける事態となると、「いや、やっぱり対面じゃないとできないことがあるな…」というモードに逆戻りしつつある、という事も起こっているようです。

オンラインとオフラインでは、コミュニケーションの特徴が違うので、それを踏まえた上で「人間らしい」働き方をするにはどうしたらいいか、考えてみたいと思います。

今はZoom、Teams、Skypeなど、多くのビデオチャットツールが提供されています。これらをうまく利用すれば、「コンテンツとしての情報」の共有はほとんど問題なくできます。

むしろ、画面共有機能によって、より資料を見やすく、プレゼンテーションがしやすくなった側面もあると思います。レコーディング機能もあるので、シェアや記録という面でも優れています。

しかし、現在のビデオチャットでは、伝えにくいものもあります。
それは、「雰囲気」「表情」「空気感」です。

人間がコミュニケーションを取るときは、文字情報だけに頼っているわけではない、というのは誰もが体験として知っていると思います。子どもの頃は使える言葉がすごく少ないですが、では子どもはコミュニケーションが取れないのかというと、そんなことはないですよね。

人間は、体全体・表情やボディランゲージ、話すタイミングや間の取り方など、多くの手段で意思疎通を図ろうとしています。しかし、ツール上の二次元の画面を通してでは、どうしてもそれらを伝えられる量に限界があります。（ツールを通してでも伝えるのが上手い人もいます。）

さらに、ノイズを防ぐために、しゃべらないときは自分のマイクをミュートにすることも多いと思いますが、それはちょっとした発言にセーブをかけてしまったり、聞き手一方に徹する心理にもつながります。

帯域確保のため、カメラもマイクもオフにした場合は、話し手にとっては相手が聞いてるのか聞いてないのかすらわからず、一方的に話す気分になります。

そのため、「臨場感あふれる」「双方向的な」コミュニケーションは、どうしても対面に比べてやりにくい、と感じます。相手が初対面の場合は、さらに想像で補える情報が少ないため、カメラで捉えられる姿、マイクで拾える言葉から推測するしかありません。

「なんかやりにくい」と感じているときは、オンラインでは伝えにくいことを伝えたい、知りたい、と思っているときなのかもしれません。

それはビジネスの場においても不要で無駄なものだとは言い切れません。相手を知る、自分を知ってもらうことを通さずに、コミュニケーションは成立しないからです。

そんなときは、定型化しているリモート会議のやり方を、少し変えてみるといいかもしれません。

例えば、会議中ずっとつけっぱなしになっている画面共有を、切ってみる。そうすれば、資料ばかりを追うのではなく、相手の顔が見えるようになります。

マイクのミュートを全員切って、相づちやつぶやきも声に出す。これで、一気に話しやすくなることもあります。話し手としても、何の反応も得られないのでは、臨機応変な対応ができませんよね。

ビデオチャットツールも、日々進化しています。全員の顔が見えるモードが追加されたり、リアクションボタンが増えたりしています。VR会議などの将来も見えてきましたが、個人的には相手の表情や雰囲気などのノンバーバルな情報が増やせるツールが開発できるとよいなと考えています。

オンラインは、常に回線状況などの環境の影響を受けてしまうので、会の目的によって何を優先するかは考える必要があります。しかし、優先したいものが決まれば、オンライン会議のやり方も、もっと多様化できるような気がします。

リモート会議でも、最良のユーザー体験を目指す！
日常的な業務でこそ、自分たちの体験を最大化できるように工夫していくことが大切ですね。