「RFP作成支援」と聞いてピンとこなかった話｜システム開発やWEBサイト制作に欠かせない

こんにちは。PIVOTコラム編集部です。

最近、自宅のデスク環境にフットレストなるものを導入し、足が疲れにくくなりました。

さて、筆者が”ピンとこなかった”シリーズ。

今回は２記事目を書いていきます。（１記事目はコチラ）

みなさん、RFPについてはご存知でしょうか？
RFP（Request for Proposal）とは“提案依頼書“を指すのですが、この作成支援サービスの存在を知った時は
「提案を依頼する書類の作成を、さらに依頼する..の..？？」

と、少し混乱してしまいました。

今回は、「RFP作成支援」サービスの意義について、RFP自体の概要を交えながら掘り下げていくことにします。

結論、RFP作成支援とは、「依頼したい要件を書こうにも、専門的な内容だらけで大変なので代行しますよ」というサービスのことです。

上記を発注側が作成するには、どのようなシステム開発の要件で何の課題を解決したい（できる）と考えているのかをドキュメント化しなくてはなりません。

十分な情報開示がされていないプロジェクトに対して、的確な提案はできませんよね。
だからこそ、このRFPの精度が高ければ高いほど、アウトプットの精度も上がります。

確かに筆者のように、システム開発とは直接関係の無い業界から転職されてきた方や、専門職以外の領域で仕事をしてきた方にはかなり難易度が高そうです。

では、わざわざ外部のリソースを使ってまで依頼書を作成する理由は何でしょうか。
簡単に言うと、後々発生するリスクを大幅に低減できるからです。
その為だけと言っても過言ではありません。
実際に記載されている項目を確認していくと、その理由が伺えます。

RFPに記載されている内容は、主に以下の４つの要素に分けられます。

① プロジェクトの全体像（課題やその背景、目的や対象範囲など）
② 依頼要件（必要な機能、マネジメント方法、成果物の一覧など）
③ 予算規模（初期開発費用の他、その後の想定運用コストなど）
④ スケジュール（マイルストーン他、納品のタイミングや条件など）

その他にも会社情報や法務事項など、プロジェクトによってどこまでを記載するかは異なりますが、上記要素から少なくとも20〜30項目以上の情報で構成されていることが多いようです。

では、理由はどうあれRFP を作成しなかった場合、どのような影響がありそうか例を見ていきましょう。

参照：IT Koala Navi

作成した場合の右列とは対照的に、前項で触れた構成要素も定義されていません。
これではスタートが遅れてしまうだけでなく、後に双方の認識のズレにも繋がり、結果的に様々なコストがかかってきてしまうリスクが発生します。

本来、どんなプロジェクトにおいてもRFPは必要です。簡易なものでもあった方が間違いなく良いです。

もちろん、RFPがあれば万事うまくいくというわけではありませんし、実際に、規模や技術精度によってはRFPを作成しないままITサービスを導入したり、システム開発を発注するケースは珍しくないでしょう。

ただ、何を期待する活動なのかを言語化できていないものをプロジェクトとは呼びません。
冒頭で触れた「RFPの精度＝アウトプットの精度」のように、目的を言語化できていない活動はプロセスだけでなく成果物の質に影響します。

ついついフォーマットにとらわれてしまい作成に時間をかけすぎてしまったり、よくわからない・難しそう・専門的だと諦めてしまう前に、「依頼先と一緒に作ってしまった方が早いかも？」と感じた際はぜひ弊社までご相談ください！全力でお手伝いさせて頂きます！