「RFP策定支援」の価値にピンときてない？ | 実はシステム開発やアプリ・WEBサイト制作に欠かせない

こんにちは。筆者が”ピンとこなかった”シリーズ。

今回は２記事目を書いていきます。（１記事目はコチラ）

みなさん、RFPについてはご存知でしょうか？
RFP（Request for Proposal）とは“提案依頼書“を指すのですが、この策定支援サービスの存在を知った時は
「提案を依頼する書類の作成を、さらに依頼する..の..？？」

と、少し混乱してしまいました。

しかし詳しく探ってみると、実はこの段階こそが「UX（ユーザー体験）の起点」であることが見えてきました。

RFP策定支援とは、単なる「書類の代筆」ではありません。発注側の曖昧な要求や課題を整理することで、ユーザー体験の質を高め、最終的な事業成果へとつなげるための土台作りなのです。

今回は、なぜRFP策定支援が「成功するシステム開発・サイト制作」に欠かせないのか、その意義を掘り下げていきます。

結論、RFP策定支援とは、「依頼したい要件を書こうにも、専門的な内容だらけで大変なので代行しますよ」というサービスのことです。

発注側がRFPを作成するには、どのようなシステムで何の課題を解決したいのかを緻密に言語化しなくてはなりません。十分な情報の整理・開示がされていないプロジェクトに対して、的確な提案を望むのは難しいからです。

一方で、システム開発とは直接関係の無い業界から転職されてきた方や、専門職以外の領域で仕事をしてきた方にはかなり難易度が高い作業であるのも事実です。

では、わざわざ外部のリソースを使ってまで依頼書を作成する理由は何でしょうか。
簡単に言うと、後々発生するリスクを大幅に低減できるからです。
その為だけと言っても過言ではありません。
実際に記載されている項目を確認していくと、その理由が伺えます。

RFPは、主に以下の4つの要素で構成されます。

① プロジェクトの全体像（課題やその背景、目的や対象範囲など）
② 依頼要件（必要な機能、マネジメント方法、成果物の一覧など）
③ 予算規模（初期開発費用の他、その後の想定運用コストなど）
④ スケジュール（マイルストーン他、納品のタイミングや条件など）

その他にも会社情報や法務事項など、プロジェクトによってどこまでを記載するかは異なりますが、上記要素から少なくとも20〜30項目以上の情報を整理し、プロジェクトの「失敗する芽」を事前に摘んでおくことが、策定支援の本質なのです。

では、RFPを策定した場合とそうでない場合で、プロジェクトにどのような差が出るのか比較してみましょう。

このように、RFPがない状態はプロジェクトのあらゆる局面にリスクを招きます。では、プロが介入することで、これらの課題を具体的にどう解決できるのか。得られるメリットを整理しました。

• 「要求」が明確になり、提案の質が上がる UXや技術の専門家が要求を精緻に定義することで、開発途中の混乱を未然に防ぎます。前提条件が揃うため、ベンダーから精度の高い提案を引き出せます。

• 「コストと納期」の根拠が明確になる 整理された要件に基づき見積・計画が提示されるため、根拠が明確になります。認識のズレや追加費用のリスクを抑え、納得感のある意思決定が可能です。

• 「社内合意」がスムーズになる 目的や判断軸を可視化することで、関係部門との認識を揃えられます。後戻りの議論を減らし、プロジェクトを動かす「共通言語」として機能します。

では、こうした「失敗しないための土台」をどのように築いていくのか。PIVOTが実践している具体的な支援プロセスをご紹介します。

PIVOTでは、いきなりドキュメントを書き始めることはしません。 まずは「何が課題なのか」を徹底的に掘り下げ、以下のような4つのステップで進めていきます。

1. 事前準備・ヒアリング: 目的や進め方を整理し、現状の理解をした上で問題・課題点を抽出します。

2. 調査・分析: ヒアリングを各種調査を行い、課題の解像度を高めます。

3. 課題整理・方針策定: 課題仮説を検証し、将来像を見据えた要件と戦略を定義します。

4. RFP策定: 調査・分析・戦略に基づいたRFPドキュメントを制作していきます。

このように、各フェーズで「言語化」と「情報の整理・優先順位付け」を行うことで、単なる資料作成に留まらない、プロジェクト成功のための強固な基盤を構築します。

このプロセスを適用し、コンペの質を向上させた支援事例をご紹介します。

背景と課題

事業拡大に伴うリニューアル。課題が多岐にわたり、社内リソースだけでは「受発注のマッチングを高める精緻な要件定義」が困難な状況でした。

実施内容（製作期間：約4ヶ月）

• • 戦略再設計：KGI・KPIを再定義し、既存顧客への「アップセル・クロスセル」を狙う戦略を策定。

  • 多角的分析：社内アンケートや競合調査に基づき、差別化ポイントと情報の優先順位を明確化。

  • 要件定義：UX・デザイン・システム各専門家の視点を盛り込んだ実効性の高いRFPを制作。

導入後の効果

前提条件と評価軸が明確になったことで、各社から極めて精度の高い提案が集まり、横並びでの公平な比較とスムーズなベンダー選定を実現しました。

事例の詳細は実績ページでご紹介しています↓

https://pivot.jp/work/rfp_support

本来、どんなプロジェクトにおいてもRFPは必要です。何を期待する活動なのかを言語化できていないものをプロジェクトとは呼びません。

冒頭で触れた通り「RFPの精度＝アウトプットの精度」です。目的を言語化できていない活動は、進行プロセスだけでなく、最終的な成果物の質にまで大きな影響を及ぼします。

本格的な策定に入る前に、まずはこのチェックリストで現在の準備状況を確認してみませんか？

RFPはプロジェクトの「設計図」ですが、その土台となる地盤（企画・構想）を整えておくことも大切です。書き始める前に「整理できていること」を可視化すれば、目的のズレを防ぎ、社内の優先順位を明確にできます。結果として、発注後の大幅な手戻りや炎上リスクの回避につながります。

フォーマットにとらわれて時間をかけすぎたり、難しそうだと諦めてしまう前に「プロと一緒に作ってしまった方が早いかも？」と感じた際はぜひ弊社までご相談ください！

受発注双方のマッチングを高める複合的な観点で全力でお手伝いさせていただきます！