ぬかりない準備と、意思決定の２つがそろってこそプロジェクトは成功する

こんにちは！Strategic Design Divisionの黒川です。
営業とマーケティングを担当しています。

昨今のビジネスにおける環境の変化は本当に速いものです。特に、IT業界はその顕著な例と言えるかもしれません。

皆さまも、プロジェクトを成功させるべく様々な意思決定に迫られることは、少なくないのではないでしょうか？実はプロジェクトを成功させるカギは、この意思決定をする「はやさ」にあります。

そこで今回は、プロジェクトをスムーズに進めていくポイントを「準備」と「意思決定」の観点からお伝えしたいと思います。

プロジェクトに取りかかる”事前準備”に関して解説させていただいてるこちらの記事もご参考にしてみてください。
パートナーに任せきりにしない！アプリ開発前に準備しておきたい３つのこと

プロジェクトを進めていくうえで、まず大切なのがプロジェクトにおける時間配分です。

コーポレートサイト（システム導入有）のリニューアル実施の計画とそこにかかる時間（期間）を参考例として挙げてみます。

【プロジェクト開始前】

①企画の立案：4週間～6週間

②企画実施決定、提案依頼書作成：2週間

③発注先候補のリサーチ：1週間～2週間

④発注先候補への提案依頼：1週間

⑤提案書の受付期間：2週間～3週間

⑥社内検討から発注先への依頼：1週間～2週間

⑦契約：1週間～2週間

【プロジェクト開始後】

①要件定義と合意：4週間～8週間

②基本設計と合意：4週間～5週間

③詳細設計と合意：4週間～5週間

④実装と確認：8週間～10週間

⑤テスト及び公開：4週間

このことからもわかるように、サイトリニューアルにおいても企画から実際のローンチまでは9ヶ月～１年ほどかかることがわかります。

計画実施の見通しを立て、ステークホルダーへの事前周知やチーム内の時間的リソース確保をしておくこと。そして、スケジュールの調整と時間の使い方に意識を向けておくことが大切です。

プロジェクトの進行上、意思決定は社内・社外問わず求められます。そのため、「意思決定の遅れがプロジェクトの成否を分ける」 といっても過言ではありません。

では、そもそもなぜ意思決定には「はやさ」が大切なのでしょう。端的に言うと「時間を創出すること」に繋がるからです。

具体的には、ベンダーやパートナーへの発注のタイミングが早ければ、プロジェクト開始を早めることもできますし、 発注先側も準備の時間を十分に取ることができます。 判断の速さは後々のリソースの確保にも繋がるのです。

空いた時間でその他の作業にリソースを投下することもできるでしょう。双方にとって効率やパフォーマンスを向上させるきっかけにもなるかもしれません。

反対に、遅れることのデメリットとしては、

・社内での会議時間の浪費

・チーム内のモチベーションの低下

・発注先の外注費の増加の可能性

・そもそものプロジェクトの遅延

などが発生してしまうことが考えられます。

さて、一口に「はやさ」といってもいろいろあります。

①Quick

短い時間（期間）で決定すること

もちろん、長い時間をかけて決定をしなければならないこともありますが、

ポイントを押さえて、「最も重要なものは何か」を絞った議論をすれば、

短時間で決定することは困難ではないです。

②Speedy

速やかに、その場で決定すること

例えば、「○○さんがいないので会議は翌週に・・・」

等になってしまうとその分の機会を損失してしまうことになります。

スピーディーに決定できるように、 ツールの活用や、メンバー内での物事を決める範囲と役割を明確にすることが大切です。

この2点の「はやさ」に注意しながらプロジェクトを進めていきましょう。

意思決定のスピードを速くするために必要な準備とは何か？また、どうすれば意思決定のスピードを速くすることができるのでしょうか。

これも端的に言うと、「判断に必要な材料・環境をあらかじめ揃えておく」ことです。

たとえば、社内関連部署及びステークホルダーとの合意形成やビジョンや方針、目標・目標に基づいた判断基準を明確化していくこと。

期をまたいで部署内で担当者変更がある場合には、発注先を交えた引継ぎをスムーズに実行し、前任者の割く時間を無駄に使わないようにしていくことも大切です。

さらに、意思決定をする上では、チームの体制も重要なポイントです。参加メンバーの役割と責任の範囲、全体の責任者を決める、 コミュニケーションをクイックに行う、5W2Hを明確にして臨むといった細かなことにも留意し、判断のスピードを上げていきましょう。

いかがでしたか？時間配分を考える、はやさを意識する、ということは「先を見通しながら計画を立てる」ことにもつながっています。

PIVOTではプロジェクト開始後の、皆さまのチーム内での意思決定を迅速に行っていただくため、期日の調整や納期管理、貴社内説明資料など、準備の段階から支援いたします。

どうぞお気軽にご相談ください！