社内DXの取り組み！在宅勤務を効率化するために必要なヒント9選 ～ 第二弾

こんにちは！PIVOTコラム編集部です。

みなさん、前回の記事は読んでいただけましたでしょうか。

社内DXの取り組み！在宅勤務を効率化するために必要なヒント9選 ～ 第一弾

今回は第一弾に引き続き、取り組みのヒント6つ目からお伝えしていきたいと思います。

クライアントとのコミュニケーションにも必要なポイントもありますので、ぜひご一読ください。

オンラインで仕事をする以上、当然クライアント側にも同等のオンラインコミュニケーションを求める必要があります。

しかし、なかにはクライアントがチャットツールなどのオンラインツールに慣れていない場合もあるでしょう。

そこでPIVOTでは、チャットツール「Teams」のほか、クライアントとのコミュニケーションで使用するツールはそれぞれ次のように使い分けています。

・日常のやり取り：Outlook(メール)、Backlog、Slack、Skype

・テレカン：Zoom、Google Meet、Whereby、Teams

■POINT

ツールを選ぶコツは、「クライアントが使い慣れてるツールを選ぶ」こと

数あるツールの中で大切なのは、「クライアントが使い慣れているツールを選ぶこと」です。正直、チャットツールやテレカンなどは多少の違いがあっても、機能にそれほど差があるわけではありません。

それよりも注視すべきは、クライアントが使用に慣れているツールを選択し、ミスコミュニケーションを起こさないこと。使用目的に合致した機能を持つツールを使うことです。

在宅で仕事をする以上、業務で使用するPCの取り扱いにも注意が必要です。オフィスと同等のセキュリティ管理と意識を持つ必要があります。

PIVOTでは「Microsoft Intune（マイクロソフトインチューン）」を導入。セキュリティ対策を強化しています。

Microsoft Intuneとは、
◆PCのセキュリティを担保して、管理側でリモートロックなどがかけられる

◆万一紛失したときも、管理側で強制ロックがかけられる

などの機能を備えたオンラインでの仕事をバックアップしてくれるツールです。このように、もしもの時に備えたセキュリティ対策をしています。

また、在宅勤務だからこそ起こりうる
・第３者による不正アクセス
・紛失や破損などのトラブル
といったリスクもあり、そのあたりにも注意が必要です。

■POINT

セキュリティ意識は、オフィスでも自宅でも同じくらい高い意識を持って！

いずれにしても、企業としてセキュリティ対策をしていく重要性があるのは間違いありません。と同時に、セキュリティに関する意識もメンバーに醸成していく必要があるでしょう。

対面で会うことなく、信頼関係が構築できるの？と思われる方も多いかもしれません。
しかし、オンラインであっても問題なく業務進行は可能です。

大切なのは、ミーティングの開催タイミングや日時、要望は基本的にクライアントの意向に沿うこと。言ってしまえば「クライアントがやりやすいようにこちらが心を配ること」が重要です。

対面でのミーティングがないことで、プロジェクトに対するこちらの想いや熱量が伝わりづらかったり、「本当に、対面しないで進んで大丈夫なのかな…？」と、オンラインでの進行に不安を覚えたりするクライアントもいます。

そのような不安を解消するためにも、まずはこちらから「クライアントのことを一番に考えている」という事を示せるアクションをすること。クライアント側に不安な気持ちを抱かせないことがなにより重要だと私たちは考えています。

■POINT

成功するプロジェクトは、クライアントに安心感をもってもらうことから始まる！

信頼関係というのは一朝一夕で成立するものではありません。日々見直し、クライアントと良い関係がつくれるようにこちらも働きかけていく必要があるのです。

対面であれば、ミーティングの場所や時間などを事前に細かく設定することが必要でしたが、オンラインミーティングでは、「会議体を設定する精神的なハードルが下がった」というメリットがあります。これを活かさない手はないですよね！

実際、PIVOTでも「デザインなどを作りきる前の段階から、オンラインミーティングで細かく確認することで、結果として手戻りが少なくなり工数も減っている」という現状があります。

■POINT

短時間ミーティングを積み重ねることで、お互いの理解度を深めることができる！

15分や30分といった短い時間でよいので、クライアントと細かなコミュニケーションをとることは有意義といえます。

信頼関係の構築やクライアントに安心感を与えることにもつながるオンラインミーティング。 一見、手間に感じるようですが、短時間ミーティングの効果は軽視できません。

ぜひ、こちらから積極的に短時間ミーティングを働きかけていきましょう！

在宅勤務を効率化するために必要なヒント９選をご紹介してきました。

今後、オンライン進行によるプロジェクトはますます増えていくことでしょう。社会の変化に合わせコミュニケーションの仕方を柔軟に変えていくことが、プロジェクト成功のカギとなるはずです。

PIVOTでは社内環境を整備することで、オンラインでも”オフライン時と変わらない”プロジェクト進行を実現することができました。

その背景には、「オンラインだから〇〇できない」という思考ではなく、「オンラインであってもどうすれば〇〇を実現できるか」という前向きな思考が社内のチームメンバーに行き渡ったことも一因です。メンバーの意識をいかに「オンライン化するか」これは各企業、あの手この手を使っていく必要があると感じています。

現在もPIVOTではオンラインでのプロジェクト進行が続いています。

オンラインで業務が進められる、ということで所在地を問わず、全国のお客様からお仕事が受けられるようになり「場所にとらわれない仕事ができる」ことを会社自身で体現した結果にもつながりました。

オンラインでも全く問題なく進行できるノウハウが、PIVOTにはあります。どうぞお気軽にご相談ください！

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