貴社のITプロジェクトの予算組み、PIVOTがお手伝いします！

こんにちは！PIVOTのStrategic Design Divisionの黒川です。営業とマーケティングを担当しています。

皆さまの事業展開の中で、DXでの業務改善、既存のシステムの変更、新規のアプリ開発等でプロジェクトチームを結成し、計画・実行・完了までを担当されている方もいらっしゃるのではないでしょうか？

ITプロジェクトの実行経験が少ない、あるいは未経験の場合や、チーム内や決裁担当者にも知見者が少ない場合は、社内だけで企画から開発パートナー選定、実行まで推進していくのはかなり大変な事だと思います。

プロジェクトを推進していくために重要な要素は多々ありますが、その中でも特に頭を悩ませる要因の一つが「予算組み」かもしれません。

そこで今回はプロジェクトの予算組みについてどう進めていけばよいのか、ご紹介したいと思います。

PIVOTへご相談いただく中にも、

「予算も開発内容の要望も絶対に譲れません」

「AとBとCと…、以上の機能を全部入れたいです。」

「この期間で何とかして欲しい」といった要望が多く聞かれます。

しかし実際に設定されているご要望とご予算が、大きく乖離しているケースが決して少なくありません。

・高度なご要望がある

・機能の洗い出しが不十分

・事業規模が小規模であるが故に投資できる費用が少ない

といった理由があるようです。

いずれにしても、プロジェクトチームの中で知見がなく、全体像が見えないまま何となく予算を設定するのはおすすめできません。条件と予算が見合わず、最悪、企画段階から破綻してしまう危険性もあるからです。

そのため、PIVOTではプロジェクトを企画する前の「予算組み段階」から、ご相談いただくことをお勧めしております。

予算組みは主に

①実現したいことを整理して予算を算出する
②上限予算からできることを整理する

の2つのパターンがあるのではないかと思います。それぞれのパターンについて詳しくみていきましょう。

① 「実現したいことを整理して予算を算出する」場合

1つ目は実現したいことをピックアップし整理したうえで、かかる予算をはじき出すパターンです。

例えば、ウェブサイトの制作・アプリ開発をする場合、以下のように開発フェーズに合わせ、項目を整理していきます。

（１）要件定義

（２）基本設計

（３）詳細設計

（４）制作・開発

（５）テスト・公開

まずは（１）要件定義のコストを確定し、（２）基本設計以降は実際の工数を基にした概算見積としてご提案させて頂いた上で、予算を確保していただきます。

この場合（１）要件定義を稼働し、（２）基本設計以降の実施内容を明確化したうえでの見積もりになりますので、開発の進行イメージを持ちやすいメリットがあります。

ただし概算見積段階では、前後20%程度の変動が起こる場合があります。その点に関して、事前に社内でコンセンサスを取っておくことをお勧めします。

② 「上限予算からできることを整理する」場合

2つ目はあらかじめ予算が決められているパターンです。こちらの場合、「なかなか予算内に収まらない」ケースが見受けられます。

「このシステム開発の予算上限は1,000万円」というようにすでに予算は確定してしまっているのに、「こんな機能が欲しい」といった要望を後から整理していくと、予算オーバーになってしまう…。

そんな時PIVOTでは、概算見積の中で「項目ごとにどれだけコストが必要か」を明確にご提示させて頂くようにしています。

その際にイメージしているシステムや参考画面があれば、出来る限り全てお聞かせください。多くの情報をお渡しいただければ、その分見積の精度も向上します。

また、機能や項目ごとでのコストが分かれば、予算内で実現すべき機能の優先度をつけて整理することもできます。結果として、チームの予算確保に近づけることが可能です。

プロジェクトが走り出してから、仕様変更等に伴う予算変更（特に追加）が生じてしまうと、なかなか承認が下りずに難航していくこともリスクとして考えられます。

リスクを回避するために、PIVOTでは「予算確保に余力を設けてプロジェクトに臨んでいくこと」をお勧めしております。

いざ、という時の余剰予算も確保することでリスク要因をつぶすこともできますし、不測の事態に対応することもできるからです。

もちろん、「いや、やはりコストは変更できない」という場合、開発パートナーとのコミュニケーションを齟齬なく行い、スケジュールの遅延を無くすことにもご協力をいただくと、予算内での実行が叶いやすくなります。

なおリスク要因に該当しそうな点は、「ITプロジェクト、失敗しないために気を付けたい7つのポイント」の中にも記述しています。ぜひ参考にしてみてください！

いかがでしたか？

PIVOTでは、予算組みや新規プロジェクトのご検討段階でのご相談も随時承っております。お気軽にご連絡ください！