在宅勤務を効率化するために必要なヒント9選

掛端 玲 Rei kakehata PR

2020.12.17

こんにちは!PRの掛端です。

 

今年に入りコロナ禍の影響から在宅勤務、リモートワーク、リモート会議、オンラインツールなどのへ関心が一気に高まりました。

 

多くの企業で、リモートワークへの対応が早急に必要になるなど、対策に追われることも少なくなかったのではないでしょうか。

 

PIVOTでは、正社員メンバーのほかパートナーさんなども含めた70人ほどのメンバーが日々、外苑前のオフィスに勤務していましたが、今年3月より在宅勤務の導入が本格的にスタート。その際、オフィスに出社していた全てのメンバーが在宅勤務の対象者となりました。(ここでの在宅勤務とは、雇用型リモートワークのことを指しています)

 

現在でも多くのプロジェクトがオンラインを中心として進行し、クライアントと対面で打ち合わせを行う機会は減りましたが、滞りなく業務を遂行しています。大きな混乱が無く、PIVOTがリモートワーク中心に移行できたのは、以前から進めてきた「業務のクラウド化・オンライン化」にあります。

 

そこで今回は、「在宅勤務を効率化するために必要なヒント9選」と題し、私たちならではの取り組みヒント9選をご紹介します。

 

1.○○さんへの業務、お願いしたっけ?→コミュニケーションロスを防ぐシステムを導入

 

在宅勤務で欠かせないのは、日々、チームメンバーとコミュニケーションを円滑にすることです。

2017年、PIVOTでは社内の情報共有とコミュニケーションをより円滑にするため、Microsoft 365(導入当時は旧称 Office 365)を導入。それに伴い Teams(チームズ)の使用が始まりました。Microsoft 365導入の最大のメリットは「ネットさえつながっていればどこでも仕事ができる」点。仕事に必要なドキュメントや連絡網へいつでもアクセスが可能です。

 

TeamsとはMicrosoft 365の数あるアプリのひとつで、チャットや会議、資料共有をオンラインでつなぐコミュニケーションツールのことです。Teamsの良い点は、プロジェクトごとにチャットのチームを設定できる(例:プロジェクトチーム、Division別、全社共有用、といった具合に)ところです。

 

そのチーム単位でWordやExcelをはじめとするOfficeアプリも同時に使えることはもちろん、様々なドキュメントや資源を一元管理・共有することができ、これが仕事の効率化の助けとなっています。

 

Teamsはチャットの使用だけにとどまらず、日常的にはチャット進行し、必要に応じてすぐにテレカンができるといった点も、業務上のコミュニケーションロスを防ぐ機能を備えています。

Microsoft 365の事前導入時は、ここまで早く・大きくオンライン化する予定ではありませんでしたが、結果としてオンライン化へスイッチする、大きな土台となってくれました。

実際、PIVOTでは全社の会議や定例会もすべてTeamsを使用しており、スムーズな業務連携が実現できています。

 

■POINT

在宅勤務には、コミュニケーションツールの導入がマスト!

日常のコミュニケーションを円滑にするには、ツールの導入が欠かせません。プロジェクトに関わるメンバーみんなが使いこなせることを徹底しましょう!

 

2.「メンバーが今忙しいのかわからない」→メンバーの稼働状況を可視化してみよう!

 

在宅勤務だと、今誰が何をしているのか?という部分が見えにくいという課題があります。

業務の可視化もお互いの状況を把握するうえで非常に大切です。

Teamsでも、案件にアサインされていなければ、他チームやメンバーの稼働は見えません。

そこで、メンバー同士の稼働を把握すべく生まれたのが自社開発の管理システム「SHÂFTシャフト)」です。

 

会社全体の案件状況や個人の稼働状況を可視化するシステムで、稼働予定・実際の工数をオープンにする事で“個人の作業が見えない”という不安をなくし、可視化することで稼働が高いメンバーのフォローなど、把握することが出来るように設計されています。

 

個人は、週次でどの案件に何%入るか各自登録をし、日報機能で実際何時間使ったかを簡単に報告出来るようになっています。

いわゆる「業務の透明化」をはかったことで、「見えなくて不安になる」ことを解消し、コミュニケーションの質を向上させ、稼働状況とセットで見ていく事で、アサインに関わるロスも防ぐことができています。

 

■POINT

メンバー同士の見えない「時間」を失くして、不安を払拭すること!

PIVOTでは自社開発のツールを活用することができていますが、大切なのは、会社全体の稼働、個人の稼働状況を可視化し、見えない不安を払拭することだとPIVOTは考えています。

 

3.「オフラインでなければできない」→「オンラインでもできる!」に意識をスイッチ

 

在宅勤務を取り入れてみて、
「やっぱりオフィスのほうが仕事がはかどる…」
「自宅だと仕事に集中できない」
そういう方もいらっしゃるでしょう。

 

実際PIVOTでも、コロナ以前から在宅勤務の推進環境はありましたが、在宅勤務が苦手な人や「やっぱり仕事は会社でやるほうがいい」というメンバーも多く、すべてのメンバーが均等に在宅勤務を利用していたわけではありませんでした。

 

しかし4月以降、社会情勢に鑑み、半ば強制的に全メンバーの在宅勤務が開始となると「オンラインでも問題なく仕事はできる」という意識が徐々に、醸成されていきました。ここで「オンラインへの切り替えスイッチ」が入ったのです。

 

しかしオンラインへのスイッチの切り替えには、会社側の環境整備や意識の徹底が大きく影響しています。

 

たとえば、

・対面で行っていたクライアントとの打ち合わせはどうする?

・持ち出し厳禁のプロジェクトドキュメント類の持ち出しに関してどうする?

・自宅で仕事をする環境がない(ネットワーク問題や家族・同居人との都合など)

といった問題に対して、

 

・スムーズにオンラインでの対応に変更できるよう、PIVOTの対応方針を取引先各位にアナウンス、理解と合意を頂くよう努めた

・契約書を確認の上、可能な範囲で規定の緩和を相談、クライアントからドキュメントの取り扱いに関して相談・承諾をいただいた

在宅支援金手当を支給し、在宅での勤務環境整備のサポートを行った

など、総合的に安心して働ける環境づくりに早急に取り組みました。

 

■POINT

安心して仕事をするためメンバーの「精神面」にも注力すること!パソコンやデスクを準備するといった物理的な環境整備だけでなく、メンバーが精神的に安心して仕事をする環境整備にこそ、時間をかける必要があります。
会社と在宅での物理的、行動的な差を極力埋めることが何より大切なのです。

 

4.誰が何をやっているのかが把握できない!→毎日~週次報告で担当の把握を徹底

 

オフィス環境下であれば、メンバーの行動も把握しやすいですが、そうもいかないのが在宅勤務。とりわけ、業務の相談、報告といった軽いミーティングは意識的に設けていく必要があります。

 

なぜなら、オンライン下では出社時と違い気軽に声を掛け合うことが難しく、何気ない声掛けにも気を遣ってしまう結果、コミュニケーションが不足してしまう側面があるからです。

 

「チームごとで進捗状況を把握している」と先ほど書きましたが、とは言ってもやはり、大切なのはお互いの顔を見てコミュニケーションすることです。

 

そこでPIVOTでは、たとえば10~15分程度の短時間で、プロジェクトの進行を毎日(もしくは週次で)テレカンで顔を見ながら確認し合うようにしました。

 

また、チャットだけでは埋めきれない、気軽な共有や会話を促進するような取り組みをしているプロジェクトチームもたくさんあります。

あるチームでは雑談のためだけの会を定期開催したり、オンライン飲み会を開いたりなどして個別にコミュニケーションを取っているチームもあります。

 

■POINT

オンラインであっても、Face to Face を大切に

チャット上ですべて完結するのではなく、時には顔を見ながらコミュニケーションを取ることは同じオンライン上であっても印象はずいぶん違ってくるもの。

事務的な連絡にとどまることなく、積極的な人とのコミュニケーションを図る必要があるとPIVOTは考えています。

 

5.勤怠管理・年末調整・有給申請の手続きがめんどう!→まとめてオンライン化

 

オンラインで仕事をする上で、書類の申請・管理にまつわる課題も大きな壁のひとつではないでしょうか。

PIVOTでも、上長に承認印をもらうためだけに出社する、ということがかつてはありました。

この「無駄」をなくし、さらなる業務円滑化のために、あらゆる申請管理をオンライン上で対応ができるようにしました。

 

そこで導入されたのが「AKASHI(アカシ)」と「Smart HR」です。

AKASHIは、クラウド型勤怠管理システムのことで、オンライン勤怠管理、

年休管理、シフト管理といった勤務をすべてクラウド上で完結できるものです。

https://ak4.jp/

 

一方SmartHRはクラウド人事労務ソフト。雇用契約をはじめとする契約関連、労務関連の書類の電子化により、やりとりはすべてWeb上で完結します。

https://smarthr.jp/

 

■POINT

労務関係の手続きのスマート化で、業務の効率化につなげる!

上記に上げた一連のオンライン化はプロジェクト進行には直接の関係はありませんが、勤怠・労務の手続きがスムーズにできるようになったことで手間と時間が大幅に削減され、大きな業務効率化につながっています。

 

6.クライアントがチャットツール等に抵抗がある→大切なのは、クライアントが使い慣れているツールであること

 

オンラインで仕事をする以上、当然クライアント側にも同等のオンラインコミュニケーションを求める必要があります。

 

しかし、なかにはクライアントがチャットツールなどのオンラインツールに慣れていない場合もあるでしょう。

 

そこでPIVOTでは、チャットツール「Teams」のほか、クライアントとのコミュニケーションで使用するツールはそれぞれ次のように使い分けています。

 

・日常のやり取り:Outlook(メール)、Backlog、Slack、Skype

・テレカン:Zoom、Google Meet、Whereby、Teams

 

■POINT

ツールを選ぶコツは、「クライアントが使い慣れてるツールを選ぶ」こと

数あるツールの中で大切なのは、「クライアントが使い慣れているツールを選ぶこと」です。正直、チャットツールやテレカンなどは多少の違いがあっても、機能にそれほど差があるわけではありません。

それよりも注視すべきは、クライアントが使用に慣れているツールを選択し、ミスコミュニケーションを起こさないこと。使用目的に合致した機能を持つツールを使うことです。

 

7.オンラインで作業、セキュリティは大丈夫?→オフィス同様のセキュリティ意識で万全対策!

 

在宅で仕事をする以上、業務で使用するPCの取り扱いにも注意が必要です。オフィスと同等のセキュリティ管理と意識を持つ必要があります。

 

PIVOTでは「Microsoft Intune(マイクロソフトインチューン)」を導入。セキュリティ対策を強化しています。

 

Microsoft Intuneとは、
◆PCのセキュリティを担保して、管理側でリモートロックなどがかけられる

◆万一紛失したときも、管理側で強制ロックがかけられる

 

などの機能を備えたオンラインでの仕事をバックアップしてくれるツールです。このように、もしもの時に備えたセキュリティ対策をしています。

 

また、在宅勤務だからこそ起こりうる
・第3者による不正アクセス
・紛失や破損などのトラブル
といったリスクもあり、そのあたりにも注意が必要です。

 

■POINT

セキュリティ意識は、オフィスでも自宅でも同じくらい高い意識を持って!

いずれにしても、企業としてセキュリティ対策をしていく重要性があるのは間違いありません。と同時に、セキュリティに関する意識もメンバーに醸成していく必要があるでしょう。

 

8.オンラインでも信頼関係築ける?→大切なのはクライアントの希望・要望を第一優先に関係性を構築していくこと

 

対面で会うことなく、信頼関係が構築できるの?と思われる方も多いかもしれません。
しかし、オンラインであっても問題なく業務進行は可能です。

 

大切なのは、ミーティングの開催タイミングや日時、要望は基本的にクライアントの意向に沿うこと。言ってしまえば「クライアントがやりやすいようにこちらが心を配ること」が重要です。

 

対面でのミーティングがないことで、プロジェクトに対するこちらの想いや熱量が伝わりづらかったり、「本当に、対面しないで進んで大丈夫なのかな…?」と、オンラインでの進行に不安を覚えたりするクライアントもいます。

 

そのような不安を解消するためにも、まずはこちらから「クライアントのことを一番に考えている」という事を示せるアクションをすること。クライアント側に不安な気持ちを抱かせないことがなにより重要だと私たちは考えています。

 

■POINT

成功するプロジェクトは、クライアントに安心感をもってもらうことから始まる!

信頼関係というのは一朝一夕で成立するものではありません。日々見直し、クライアントと良い関係がつくれるようにこちらも働きかけていく必要があるのです。

 

9.ミーティングのタイミングはどう取る?→ミーティングは1時間って誰が決めた?!15分~30分の短時間でもフル活用しよう

 

対面であれば、ミーティングの場所や時間などを事前に細かく設定することが必要でしたが、オンラインミーティングでは、「会議体を設定する精神的なハードルが下がった」というメリットがあります。これを活かさない手はないですよね!

 

実際、PIVOTでも「デザインなどを作りきる前の段階から、オンラインミーティングで細かく確認することで、結果として手戻りが少なくなり工数も減っている」という現状があります。

 

■POINT

短時間ミーティングを積み重ねることで、お互いの理解度を深めることができる!

15分や30分といった短い時間でよいので、クライアントと細かなコミュニケーションをとることは有意義といえます。

信頼関係の構築やクライアントに安心感を与えることにもつながるオンラインミーティング。 一見、手間に感じるようですが、短時間ミーティングの効果は軽視できません。

ぜひ、こちらから積極的に短時間ミーティングを働きかけていきましょう!

 

居場所にとらわれないで働く!だから可能性は無限大

 

在宅勤務を効率化するために必要なヒント9選をご紹介してきました。

今後、オンライン進行によるプロジェクトはますます増えていくことでしょう。社会の変化に合わせコミュニケーションの仕方を柔軟に変えていくことが、プロジェクト成功のカギとなるはずです。

 

PIVOTでは社内環境を整備することで、オンラインでも”オフライン時と変わらない”プロジェクト進行を実現することができました。

 

その背景には、「オンラインだから〇〇できない」という思考ではなく、「オンラインであってもどうすれば〇〇を実現できるか」という前向きな思考が社内のチームメンバーに行き渡ったことも一因です。メンバーの意識をいかに「オンライン化するか」これは各企業、あの手この手を使っていく必要があると感じています。

 

現在もPIVOTではオンラインでのプロジェクト進行が続いています。

 

オンラインで業務が進められる、ということで所在地を問わず、全国のお客様からお仕事が受けられるようになり「場所にとらわれない仕事ができる」ことを会社自身で体現した結果にもつながりました。

オンラインでも全く問題なく進行できるノウハウが、PIVOTにはあります。どうぞお気軽にご相談ください!

 

 

 

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